Com deixar de ser l’agenda de WhatsApp del teu taller
El que costa portar les reserves a mà (sis hores a la setmana amb 40 reserves, 10 canvis i 6 cobraments per reclamar) i les quatre regles que ho arreglen.
Equipo Aforo
De l’ofici ·
En poques paraules
El que costa l’agenda a mà i les quatre regles que ho arreglen.
Portar per WhatsApp l’agenda d’un taller costa unes sis hores a la setmana amb quaranta reserves noves, deu canvis i sis cobraments per reclamar.
La xifra surt de comptar entre tres i vuit minuts per reserva, entre cinc i quinze per canvi i entre cinc i vint per cobrament.
Quatre regles treuen gairebé tota aquesta feina. La primera, les places a la vista, al teu web o en una pàgina pública, i que el que es vegi sigui veritat.
La segona, es reserva pagant, sencer o amb una paga i senyal, perquè una plaça sense pagar és una intenció.
La tercera, el recordatori abans de cada classe surt sol, sense dependre que te’n recordis.
La quarta, la regla de cancel·lació s’escriu una vegada, es publica on es reserva i s’aplica igual per a tothom.
Amb la regla escrita, dir que no deixa de ser personal. El tracte proper es queda; el que se’n va és la llibreta.
Si portes un taller i fas classes, segur que et sona. Algú pregunta per Instagram si queda lloc dijous, i una altra persona avisa per WhatsApp que no pot venir.
Una tercera vol canviar la seva classe del dimarts per la del divendres. I tu contestes entre torn i torn, amb les mans molles, intentant recordar quantes places quedaven de debò.
El problema és que l’agenda sencera del teu negoci viu en un xat. I un xat no sap comptar places, no cobra i no recorda res per tu.
El que et costa de debò
El cost de portar l’agenda a mà no es veu en una factura, però és en quatre llocs:
- La teva atenció. Cada missatge et treu de la classe, de l’esmalt o del teu descans. Contestar és ràpid; tornar a concentrar-te, no.
- Els errors. Dues persones per a la mateixa plaça, un canvi que vas apuntar al cap, un bo que ningú no va descomptar. No passa per descuit: passa perquè el sistema ets tu.
- Els diners que no arriben. Qui reserva sense pagar pot no venir, i aquella plaça buida ja no es ven.
- El descans. Si l’agenda viu al teu mòbil, el teu horari d’atenció és «sempre». I això es nota a final de mes.
No cal tornar-se distant ni contractar ningú. Calen quatre regles, i que les compleixi un sistema en lloc de la teva força de voluntat.
Regla 1: les places, a la vista
La meitat dels missatges que reps són la mateixa pregunta: «queda lloc?».
Aquesta pregunta desapareix el dia que qualsevol pot veure el calendari amb els forats reals, al teu web o en una pàgina pública, sense haver-te d’escriure.
Tu decideixes què es veu, i el que es vegi ha de ser veritat: si dijous és ple, que surti ple.
Regla 2: es reserva pagant
Una plaça sense pagar és una intenció.
Quan la plaça es paga en reservar-la, sencera o amb una paga i senyal, passen dues coses. Qui reserva ve, perquè ja hi ha posat alguna cosa.
I tu deixes de perseguir transferències i pagaments de Bizum solts. La gent entén que un lloc en una classe petita s’aparta pagant.
Regla 3: el recordatori no és cosa teva
Escriure «t’espero demà a les 18.00 h» està bé les primeres vegades. La número dos-cents, ja no.
El recordatori abans de cada classe ha de sortir sol, sempre, sense dependre que te’n recordis. A més d’estalviar-te feina, retalla les faltes per despistament.
Regla 4: la cancel·lació, per escrit
Els embolics grossos venen de les cancel·lacions decidides sobre la marxa. Avui li tornes els diners a un i demà a un altre no.
Al final ningú no sap a què atenir-se, tu menys que ningú. Escriu la teva regla una vegada i aplica-la igual per a tothom. Per exemple:
- Qui avisa amb prou antelació recupera la seva classe un altre dia.
- Qui avisa tard perd la plaça (o la recupera només si el forat es torna a omplir; tu decideixes).
- La regla està publicada on es reserva, perquè ningú no s’emporti sorpreses.
Amb la regla escrita, dir «no» deixa de ser personal: és la norma que tots dos coneixíeu.
El tracte proper no és a l’agenda
L’objecció de sempre és «un sistema em despersonalitza el tracte». Però el tracte proper és a la classe, al cafè de després, a recordar com va la peça de cada alumne.
Tot això ho fas millor quan no portes l’agenda al cap.
Aforo va néixer dins d’un taller de ceràmica per a això: places visibles, cobrament en reservar, recordatoris automàtics i les teves regles de cancel·lació, complertes sense que hi hagis de ser tu al davant.
Preguntes freqüents
Com deixar de gestionar les reserves del taller per WhatsApp?
Traient la reserva de la conversa, no contestant més de pressa. Mentre el lloc on s’apunta la gent sigui un xat, la base de dades ets tu.
L’aforament viu al teu cap, la llibreta va per darrere i cada canvi s’ha de propagar a mà.
El canvi consisteix a tenir una pàgina on es vegin les places reals i s’hi pugui reservar i pagar en aquell moment, i que WhatsApp passi a ser el que ha de ser, un canal per parlar amb la gent.
No cal prohibir res a ningú: qui t’escrigui ho continua fent i tu l’apuntes des del tauler en deu segons.
La diferència és que ara les dues entrades van al mateix calendari i l’aforament es descompta sol.
Ja no tens una llibreta que diu una cosa i un xat que en diu una altra.
I si els meus alumnes prefereixen escriure’m per WhatsApp?
Que ho continuïn fent, no passa res. L’objectiu és que deixis de ser l’únic lloc on hi ha la informació.
Als tallers que fan el pas, les dues vies conviuen per sempre, no durant una transició.
La gent que reserva sola ho fa a les onze de la nit, quan se’n recorda, i aquesta reserva no t’interromp.
Qui prefereix escriure’t t’escriu, i tu l’apuntes des del tauler mentre parleu, sense buscar la llibreta.
El que canvia és que la persona apuntada per WhatsApp rep la confirmació i el recordatori igual que les altres, sense que els escriguis tu.
A més, la seva plaça es descompta de l’aforament a l’instant, així que ningú no pot reservar per internet la plaça que acabes de donar per telèfon.
Aquest és l’error més car de portar dues llistes.
Quant de temps s’estalvia automatitzant les reserves d’un taller?
Depèn de tres números que gairebé ningú no ha comptat: les reserves noves que atens cada setmana, els canvis i les cancel·lacions que recol·loques, i els cobraments que reclames.
Cada reserva gestionada a mà s’emporta entre tres i vuit minuts, comptant contestar, mirar la llibreta, apuntar i confirmar; cada canvi, entre cinc i quinze; cada cobrament reclamat, entre cinc i vint.
Un taller amb quaranta reserves, deu canvis i sis cobraments a la setmana ronda les sis hores setmanals només de gestió, que són gairebé tres jornades al mes.
El compte amb els teus propis números el pots fer a la calculadora gratuïta d’Aforo, que a més et diu quant val aquest temps al teu preu per hora.
Es calcula sencer al teu navegador, així que no desa res del que escriguis, i no demana correu.
Vols veure-ho amb les teves classes a dins?
Una demo de 20 minuts amb el teu catàleg real, sense compromís i sense permanència.
Ens escrius i et responem en menys d'un dia laborable. Tingues en compte que Aforo funciona en castellà: el tauler, la teva pàgina de reserves i els correus que reben els teus alumnes.