Cómo usar un software de reservas en el día a día
Un software de reservas ahorra trabajo si se usa con una rutina fija, en tres momentos. Una vez, al empezar, se configura cada servicio con su duración, sus plazas, su precio y su regla de cancelación, y se comparte un único enlace para reservar. Cada mañana se abre la agenda del día: quién viene, qué plazas quedan, quién atiende cada sesión y qué cobros siguen pendientes. Cada semana se revisan las ausencias, las cancelaciones tardías y los recibos sin cobrar, y se decide si alguna regla necesita cambiar. Lo que más trabajo quita es que nadie reserve por otra vía. Si una parte de los clientes sigue escribiendo por mensaje y tú apuntas a mano, tienes dos agendas y las plazas dejan de cuadrar. Cuando alguien escriba, la respuesta es el enlace. El trato personal se queda para lo que no cabe en una regla.
Lo que se configura una vez
La primera semana se va en decidir cómo se vende cada cosa. Cada servicio necesita su duración, cuántas personas caben, qué cuesta, quién lo atiende, en qué sala se hace y hasta cuándo se puede cancelar.
Escribe la regla de cancelación antes de publicar nada. Si la decides el día que alguien cancela tarde, la decides enfadado y para una sola persona.
- Servicios: clase de grupo, cita individual, curso o sesión privada, cada uno con sus condiciones.
- Horarios: cuándo trabaja cada persona y cuándo está libre cada sala.
- Cobro: si se paga entero al reservar, con una señal, con un bono o en el local.
- Un enlace de reserva para la web, el perfil de Instagram y la respuesta a los mensajes.
Lo que se mira cada mañana
Cinco minutos con la agenda del día bastan si los datos están bien. Mira quién viene a cada clase o cita, qué plazas siguen libres, quién atiende cada sesión y si falta algún cobro.
Si una clase va a quedar con dos plazas libres, todavía hay tiempo para ofrecerlas a quien suele venir a ese horario. Por la tarde ya no.
Lo que se revisa cada semana
Una vez por semana, con la semana anterior delante, apunta tres cosas:
- Cuántas personas reservaron y no vinieron sin avisar.
- Cuántas cancelaron fuera de plazo y qué hiciste con cada una.
- Qué recibos o pagos siguen pendientes.
Qué hacer con quien sigue escribiendo por mensaje
Los primeros meses habrá clientes que escriban para reservar. Contesta con el enlace y una frase amable, y no apuntes tú la reserva. Si haces excepciones, tendrás dos agendas, y una de las dos acabará mal.
A quien no se maneja con el móvil se le puede reservar desde el mostrador, en el mismo programa. Lo que importa es que todas las reservas acaben en el mismo sitio.
Cuándo cambiar una regla
Cambia una regla cuando los datos de varias semanas lo pidan, no por un caso suelto. Si las ausencias se concentran en un horario, cobra al reservar en ese horario antes de cambiarlo todo.
Avisa del cambio antes de aplicarlo y respeta lo que ya estaba comprado.