Cómo organizar el equipo en un negocio con reservas
En un negocio que vive de reservas, organizar el equipo es decidir cuatro cosas y escribirlas en el mismo sitio donde se reserva. La primera, cuándo trabaja cada persona, porque una cita sólo se puede ofrecer si quien la atiende está disponible. La segunda, qué servicios atiende cada una, porque no todas dan todas las clases ni hacen todos los tratamientos. La tercera, las ausencias, que se apuntan antes de que alguien reserve con quien no va a estar, no después. La cuarta, qué puede ver y tocar cada persona. Quien atiende necesita ver su agenda, y no siempre los cobros o los datos de todos los clientes. Si el cuadrante vive en una hoja aparte, cada cambio de turno obliga a revisar a mano las reservas afectadas. Cuando los horarios y las reservas están juntos, un hueco sólo se ofrece si encajan la persona y la sala que hace falta.
Horarios: el cuadrante dentro de la agenda
El cuadrante de trabajo dice quién está cada día y a qué horas. En un negocio con reservas también decide qué huecos se pueden vender, así que conviene que viva en el mismo programa que la agenda.
Si Laura trabaja de nueve a dos, sus citas de la tarde no deberían poder reservarse. Si el cuadrante está en una hoja de cálculo, eso lo vigilas tú; si está en la agenda, lo vigila el programa.
Quién atiende cada servicio
Asigna a cada servicio las personas que lo pueden dar. En un estudio de pilates, no todos los monitores dan reformer. En una peluquería, el color no lo hace todo el equipo.
Con la asignación hecha, la clienta ve los huecos de quien de verdad puede atenderla, y en la agenda cada persona sabe cuándo y dónde le toca.
Ausencias y cambios de turno
Apunta vacaciones, bajas y días libres en cuanto los sepas. Una ausencia apuntada tarde deja reservas con alguien que no va a estar, y hay que llamar una a una.
Si alguien falta de improviso, revisa primero sus reservas del día, decide si otra persona puede cubrirlas y avisa a los clientes antes de que lleguen.
Qué puede ver cada persona
No hace falta que todo el equipo vea lo mismo. Decide por persona:
- Si ve sólo su agenda o la de todo el centro.
- Si puede crear, mover o cancelar reservas.
- Si ve cobros, facturas y recibos pendientes.
- Si ve las fichas de los clientes.
Salas y recursos
Una persona libre no basta si la sala o la cabina está ocupada. Si dos servicios comparten un espacio, asígnalo también, y el hueco sólo se ofrece cuando están libres las dos cosas.