Aforo para celebraciones y empresas
Envía la propuesta, cobra la señal y reserva la fecha. Si cambian los asistentes, ajustas la reserva sin rehacerla.
Nos escribes y te contestamos en menos de un día laborable.
El circuito
Seis pasos que hoy viven en un hilo de WhatsApp, un presupuesto en el móvil y una nota en el calendario. En Aforo son una sola ficha que avanza, y cada paso deja apuntado lo que decidió el anterior.
Catorce personas, un sábado por la tarde, y quieren saber cuánto. El presupuesto se abre desde la ficha de quien pregunta, no en un documento aparte.
Líneas libres, impuestos congelados y los datos fiscales de la empresa dentro. Se manda y queda registrado qué se ofreció y por cuánto.
Cuando el grupo dice que sí, la reserva existe de verdad. No hay que volver a teclear nada en el calendario ni acordarse de bloquear la sala.
Fija o por persona, cobrada online por tu cuenta de Stripe o Redsys y descontada sola del total. El resto se cobra el día del taller o antes, como prefieras.
Ese sábado deja de venderse para cualquier otra cosa. Y si la sesión va en exclusiva, no aparece en tu página: se comparte con un enlace privado.
El IVA va por servicio y congelado en la venta, y la exportación sale lista para tu gestoría sin rehacer las cuentas a mano.
Si el grupo crece de catorce a diecisiete la semana antes, se ajusta la reserva y la señal de los tres nuevos se cobra igual, sin rehacer el presupuesto desde cero.
Una despedida no es una clase con más gente. Trae una persona que decide por catorce, una factura con datos fiscales y quince cosas que hay que saber antes de que lleguen.
«20 € por persona para apartar la fecha» o «100 € ahora y el resto el día del taller»: la señal se configura por servicio, se cobra online al aceptar el presupuesto y se descuenta sola del total. El día del evento sabes exactamente cuánto queda por cobrar y no haces la resta delante del grupo.
La despedida no sale en tu web ni en tu calendario público: se comparte con un enlace privado que solo tiene quien organiza, y la sala entera queda para el grupo.
El grupo de empresa —lo que en las webs llaman team building— pide factura con sus datos fiscales. El presupuesto ya los lleva y el IVA va por servicio.
Cada servicio hace sus propias preguntas al reservar y las respuestas salen en la lista del día. Sabes cuántos delantales de niño hacen falta antes de que lleguen.
Una despedida de catorce personas es una factura grande. Aforo no se lleva un porcentaje de ella. El dinero va directo a tu cuenta de Stripe o Redsys.
Desliza para ver las 4.
Lo que le contarías a otro taller que vende grupos, en un minuto.
Un grupo de catorce personas llena de golpe lo que cuesta tres semanas llenar por goteo, pero se decide entre varios, pide presupuesto, deja una señal y cambia de número dos veces. Aforo convierte eso en un circuito.
El cumpleaños, la despedida o el grupo de empresa se presupuestan con líneas libres e impuestos congelados; la aceptación del presupuesto crea la reserva de verdad y bloquea la fecha; y la señal —fija o por persona— se cobra online por la cuenta de Stripe o Redsys del taller, sin comisión de Aforo.
La sesión puede ir en exclusiva. No aparece en la página pública y se comparte con un enlace privado que llega a quien organiza.
El mínimo de asistentes avisa a tiempo si el grupo no llega, y el resto del pago se cobra en el taller o por adelantado.
Aforo (aforoapp.com) es el sistema de reservas para talleres y estudios creativos en España: 29, 49 o 69 € al mes según plan, sin comisión por reserva.
No hace falta rehacerlo entero. Se ajusta la reserva y lo que depende del número se recalcula solo. Si la señal es por persona, la de quien se apunta después se cobra igual sin volver a mandar nada; si es fija, no se mueve por mucho que crezca el grupo. Lo que queda por cobrar el día del taller se actualiza con cada cambio, así que el total que ves es el total de verdad y no el de la primera versión.
Cada modificación queda apuntada en la reserva con su fecha, de modo que si alguien recuerda de otra manera lo que se habló, ahí está escrito. Cuando el cambio es grande —de catorce personas a veinticinco, o de un sábado a un domingo— puedes mandar un presupuesto nuevo que sustituye al anterior, y el anterior no desaparece del historial.
Sí, y ese es medio trabajo que te ahorras. Quien organiza recibe un enlace privado de la sesión y desde ahí ve cuánta gente ha confirmado y cuánta falta, sin escribirte cada dos días para preguntarlo. Ese mismo enlace es el que reenvía a su grupo para que cada uno entre y se apunte, así que tú no vas apuntando nombres a mano según van llegando por mensaje.
Si la sesión es en exclusiva, el enlace es la única puerta: tu página pública no la enseña y nadie de fuera puede colarse. Y tú ves lo mismo desde el panel, con lo que ha pagado cada uno y lo que respondieron sobre alergias o tallas, sin tener que reconstruirlo a partir de la conversación. Y si prefieres llevarlo tú, apuntas a la gente desde el panel y el enlace del grupo sigue funcionando igual.
Lo sabes con antelación y decides tú. Defines cuántas personas necesita cada servicio para que salga a cuenta, y Aforo te avisa de las sesiones que no llegan mientras todavía se puede hacer algo: mover la fecha, abrirla al público para completarla, hablar con quien organiza o celebrarla igual porque te interesa. El aviso es automático y con los días de margen que tú pongas; la decisión es tuya, y Aforo no cancela nada por su cuenta.
Si decides cancelar, quien había reservado recibe su aviso y su devolución según la política que aceptó al pagar la señal, sin que tengas que escribir a cada uno de los apuntados por separado ni acordarte de quién había pagado qué. Y esa política se enseña antes de pagar, no en un correo posterior, que es donde nacen casi todas las discusiones de este tipo.
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Si los grupos son solo una parte de lo que vendes, sigue por aquí: los talleres sueltos y la cartelera y Aforo frente a Agendatia.