Gestión de cobros: cómo llevar lo cobrado y lo pendiente
La gestión de cobros es llevar al día qué se ha cobrado, qué está pendiente y quién debe qué. En un negocio con reservas tiene más piezas de lo que parece: clases sueltas pagadas online, cuotas mensuales, bonos de diez sesiones, pagos en efectivo en recepción, señales que dejan un resto por cobrar y alguna devolución. Si cada cosa se apunta en un sitio distinto, a fin de mes nadie sabe de verdad cuánto ha entrado ni cuánto falta. Una buena gestión de cobros une cada pago con lo que paga: esta cuota de este alumno en este mes, esta reserva de este cliente. Así se ve de un vistazo lo pendiente, se reclama a tiempo y se emite la factura correcta. Es también la base para evitar impagos. Una deuda que se ve el primer mes se arregla con una llamada amable; una que se descubre a los tres meses ya es una conversación difícil, y a veces una baja.
Las preguntas que tiene que contestar
- Cuánto se ha cobrado este mes, y por qué vía.
- Qué recibos y reservas están pendientes, y de quién.
- Qué se ha pagado sólo en parte.
- Qué falta por facturar.
Cobrar y facturar
Son pasos distintos. El cobro es el dinero que entra; la factura, el documento que lo justifica ante Hacienda. Conviene que salgan del mismo registro para que no se descuadren.